La Gestión de Inventarios, vía para mejorar con eficiencia y eficacia su gestión en una Empresa Constructora (página 2)
2. Caracterizar la entidad objeto de estudio
"Empresa Constructora X", así como la gestión
de Inventarios en la misma.
3. Aplicar el procedimiento de Ortiz Torres
(2004) que permite gestionar los inventarios en la Empresa
Constructora X.
En este trabajo, se aplican herramientas que permiten
mejorar la toma de decisiones sobre inventarios y exponer algunos
de los criterios fundamentales para su manejo.
Para la implementación práctica de este
trabajo se emplearon simultáneamente diversos
métodos y técnicas, tanto de tipo cuantitativo,
como de tipo cualitativo pero con el objetivo final de lograr
conclusiones a tono con las necesidades de solución del
problema de la investigación. Entre ellas se puede
mencionar: encuesta, entrevista, observación directa,
revisión de documentos, tormenta de ideas y trabajo en
grupo, así como técnicas de análisis y
síntesis, el método ABC y modelos económicos
matemáticos.
Desarrollo
Surgimiento y
Desarrollo de la Logística
La actual globalización de los mercados impone a
las empresas una acrecentada y dinámica competencia. Este
proceso exige que las empresas tengan un abanico de estrategias
para que las compras, la producción y la
financiación tengan costos más bajos.
El rápido desarrollo de la
Logística como ciencia ha reclamado una
periodización, sobre lo cual varios autores han propuesto
también diversos criterios. La Dra. Maritza Ortiz Torres
(2004) en su tesis doctoral discute este aspecto y enmarca el
desarrollo de la logística en cuatro grandes
momentos.
Según el autor González,
(2007) en el sitio web
http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/cadena-logistica-y-mejores-practicas.htm
existen diferentes definiciones en torno a la cadena
logística. Para ello vamos a citar algunas de
ellas.
De acuerdo con Opertti, J. (2006) ¨ es
la ubicación de los recursos en el lugar adecuado y en el
tiempo convenido.¨ De igual forma señala el mismo
autor, que etimológicamente la palabra logística
proviene del griego ¨logistikos¨, que significa saber
calcular.
Ahora bien, según Acevedo, J. y Gómez, M.
(2000:6), el concepto moderno de logística la describe
como: ¨ la acción del colectivo laboral dirigida a
garantizar las actividades de diseño y dirección de
los flujos material, informativo y financiero, desde sus fuentes
de origen hasta sus destinos finales, que deben ejecutarse de
forma racional y coordinada con el objetivo de proveer al cliente
los productos y servicios en la cantidad, calidad, plazos y lugar
demandados, con elevada competitividad y garantizando la
preservación del medio ambiente.
En general, logística integrada es un sistema muy
amplio de administración de toda Ia cadena de
abastecimiento, desde la materia prima hasta la
distribución de los bienes elaborados al
consumidor.
Los Sistemas
Logísticos
La gestión del sistema logístico ó
gestión logística consiste en la creación y
operación de sistemas de flujos eficientes para manipular
materiales e información, es la herramienta de la
tecnología y la economía de la circulación
de los materiales y la información en la cadena total de
suministro, abarca todas las actividades relacionadas con el
traslado-almacenamiento de productos que tiene lugar entre los
puntos de adquisición y los puntos de consumo.
Como bien se plantea en el sitio web
http://jaibana.udea.edu.co/grupos/logistica/Modelo%20de%20Referencia.htm
la función del sistema logístico en estas nuevas
condiciones es el establecimiento de políticas,
procedimientos y planes que permitan:
1. La planificación de los recursos que deben
almacenarse y por tanto adquirirse (Planificación de las
compras) para cumplir los programas de producción,
servicios, distribución o ventas. Logística de
Aprovisionamiento o Logística del
Suministro.
2. La selección de los proveedores y la
definición de las relaciones a establecerse con ellos.
Logística de Aprovisionamiento o Logística del
Suministro.
3. La adquisición de dichos materiales (Compras)
en las mejores condiciones económicas, de entrega y
calidad. Logística de Aprovisionamiento o
Logística del Suministro.
4. El almacenamiento de los productos, proceso que va
desde la recepción para garantizar que cumplan con la
calidad y cantidad contratada y su mejor distribución en
consonancia con las necesidades de la organización.
Logística de la Producción.
5. El control de los inventarios tanto en el
almacén como en tránsito, base de la
planificación futura de los materiales y de la
contabilidad de los inventarios y sus movimientos.
Logística de Aprovisionamiento o Logística del
Suministro.
6. La distribución y comercialización
tanto de los productos que llegan del proveedor a la
organización como de ésta a los clientes externos.
Logística de la Distribución.
7. Logística de Retorno. Corriente de
materiales en sentido inverso. En esta fase se conforma la nueva
utilización que se le dará a los productos finales
y a los desechos una vez concluido su ciclo de vida.
También se incluye los envases reutilizables.
El sistema logístico está formado por los
proveedores, la organización, los clientes y los canales
de distribución que permiten que los productos se muevan
desde los proveedores hasta los clientes. En este sistema
están presentes tres flujos, el informativo que va primero
del cliente al proveedor y luego regresa al cliente, el material
que va del proveedor al cliente y el financiero que va del
cliente al proveedor.
En conclusión, para que una cadena
logística funcione de manera integrada, es necesario
reconsiderar las relaciones proveedor cliente, de forma que
abarquen no sólo los flujos material y financiero, sino
también el flujo de información susceptible de ser
empleada por las empresas de la cadena para mejorar el servicio,
disminuir el coste y mejorar la capacidad de adaptación a
los cambios.
Costos
logísticos
La logística posee un papel preponderante en el
desempeño eficiente y eficaz de la gestión
empresarial, para lograr altos niveles de competitividad. Para
ello, es preciso efectuar un estudio exhaustivo y cuantificable
de los costos asociados a los sistemas
logísticos.
Los costos logísticos, por lo general, son
bastante altos, variables entre ramas económicas, entre
modalidades de despacho y entre productos. En países de
economía avanzada, pueden ser el 20% del producto interno
bruto de la industria, y aún así, son ignorados muy
a menudo.
En este estudio se asume la opinión que al
respecto adelanta la Dra. Maritza Ortiz Torres (2004), en su ya
citada tesis doctoral, en el sentido de que cada uno realiza la
clasificación atendiendo a su propia definición y
que, en ambos casos, se relacionan en uno u otro grupo los costos
que en realidad afectan la función logística en la
organización. Igualmente aquí se comparte ambos
criterios y la clasificación por ella propuesta que se
detalla debajo, en la que, tomando como base la
interrelación estrecha que existe entre la gestión
de compras y aprovisionamiento con la gestión de
inventarios, agrupa a todos estos como costos asociados a la
Logística de Aprovisionamiento. Así, la
clasificación que aquí se asume es:
Costos logísticos asociados a la
gestión de compras e inventarios.Costos logísticos asociados al
transporte.Costos de información y administración
logística.
La gestión de aprovisionamiento en empresas
comerciales y de servicios.
La función de aprovisionamiento, según
plantea Correa, I. M. S. E. (11-2006) en el sitio web
http://www.gestiopolis.com/canales7/mkt/gestion-de-compras-y-la-relacion-con-los-proveedores-para-la-competitividad-empresarial.htm,
es un factor relevante de contribución al rendimiento
económico de la empresa. La misma suele definirse como el
conjunto de actividades que desarrollan las empresas para
asegurarse la disponibilidad de los bienes y servicios externos
que le son necesarios para la realización de sus
actividades.
El objetivo general de esta función se vislumbra
bajo los parámetros de eficacia y eficiencia. Desde la
óptica de la eficacia, se trata de
conseguir que el producto o servicio esté disponible
cuando se necesite, con la calidad adecuada, la cantidad
necesaria y en el plazo oportuno. La eficiencia,
los aprovisionamientos tratan de conseguir que el coste de los
recursos empleados para realizar las distintas actividades
encaminadas a conseguir el anterior objetivo sea el menor
posible.
La gestión de aprovisionamiento comprende tres
actividades básicas:
Gestión de compras.
Gestión de almacenes.
Gestión de inventarios.
Gestión de compras.
Las compras son una actividad dentro de la
función de aprovisionamiento. Esta actividad es compleja,
entre otros aspectos, por la diversidad de productos o servicios
a adquirir, la variabilidad de la demanda, la escasez de
capitales, el crecimiento de los costos financieros, el constante
incremento de las exigencias de calidad por los clientes,
así como la globalización de los
mercados.
Los procesos principales de la actividad de compras
pueden resumirse como sigue:
Estudio de las fuentes de suministro y
selección de proveedores.Gestión de las ofertas, a partir de los
niveles de calidad requeridos y gestión de
precios.Negociación y contratación.
Gestión de presupuestos y gestión de
pagos.Gestión de las reclamaciones y las
devoluciones.Seguimiento de las operaciones realizadas, en todos
los acuerdos y condiciones establecidas por el
proveedor.
El proceso de decisión de compras requiere del
análisis de cuatro parámetros que son los
fundamentales para la negociación. Estos
parámetros, según Ignacio Soret Santos,
son:
Precio
Calidad
Condiciones de pago
Plazo de entrega
Estos parámetros resultan vitales, por lo que en
casi todas las definiciones de compras se alude de forma directa
o indirecta a cada uno de ellos.
Gestión de almacenes.
Para Gemeil, M. T., J. R. Daduna, et al. (Febrero,
2007), el almacén es una instalación técnica
constituida por diferentes áreas equipadas con los medios
de mecanización o automatización destinados para la
actividad de almacenamiento, cuyo objetivo está encaminado
a lograr el proceso de recepción, ubicación,
ordenamiento, control, conservación y preparación
de la producción para el consumo y despacho de los valores
materiales, para garantizar la continuidad de la
producción y el consumo acorde con las crecientes
necesidades de la sociedad.
La misión básica de un almacén se
configura y desarrolla en las siguientes funciones:
Recepción de artículos e
identificación de los mismos.Almacenamiento, colocación y
custodia.Entrega de productos.
Por último, es útil reiterar que las
funciones de compras, almacenamiento e inventarios están
estrechamente interrelacionadas: una adecuada gestión de
compras implica conocer la capacidad disponible de almacenamiento
para conservar en buen estado los productos hasta que haya
demanda.
Gestión de inventarios.
Una vez definidos los precios, la posibilidad de
maximizar las utilidades en el negocio para los distintos
participantes de la cadena, viene dada por los ajustes en los
costos de operación, y es precisamente ahí donde un
manejo eficiente de la cantidad y variedad de productos
disponibles -es decir, la Administración de Inventarios es
una de las claves para el éxito del negocio.
La administración de inventarios, es uno de los
factores determinantes en la cadena proveedor – distribuidor –
consumidor. Lo que el cliente compre o deje de comprar y en la
cantidad que desee, define el accionar de cada uno de los
integrantes de esta relación. Una eficiente
administración de inventarios genera ahorro de costos para
toda la cadena y permite a cada uno de los jugadores de este
negocio maximizar sus beneficios.
Clasificación de los
inventarios
Según Gemeil, M. T., J. R. Daduna, et al.
(Febrero, 2007), los inventarios pueden clasificarse, entre otros
criterios, según: su naturaleza, su velocidad de
rotación, su nivel de acceso, su posición en el
proceso logístico y su funcionalidad.
1. De acuerdo a su
naturaleza.
De materias primas y materiales: Se
trata de productos que se utilizarán para formar parte
del producto terminado. Su reposición elevará
los volúmenes hasta una norma máxima de
inventario previamente determinada.De productos en proceso: Se refiere
a partes y piezas que formarán parte del producto
final aún sin terminar. Se encuentran en todo el flujo
de producción, y su comportamiento está en
función de las operaciones anteriores y posteriores al
momento o lugar del proceso de que se trate.De productos terminados: Una vez
terminado el producto es envasado (y a veces también
embalado) y pasa a formar parte del inventario de producto
terminado estando listo para su posterior distribución
y venta.
2. De acuerdo a la velocidad de
rotación.
Inventario corriente: Se refiere al
inventario que se mueve dentro de márgenes
típicos de rotación.Inventario de lento movimiento:
Integrado por productos cuyos escasos movimientos de salida
conducen a su relativa inmovilización.Inventario ocioso: Constituido por
productos sin salidas durante un período de tiempo
dado. Su origen más relevante está en las
compras no justificadas y en menor medida en la obsolescencia
por cambio de tecnología.Inventario obsoleto: Integrado por
productos que fundamentalmente por cambio de
tecnología, se convierten en inservibles, deviniendo
en ociosos.
3. De acuerdo al nivel de
acceso.
Inventario estratégico: Son
productos que se reservan de acuerdo a una estrategia
nacional, ramal o empresarial porque pueden servir de
repuesto a un equipo vital para una determinada actividad o
que su adquisición y compra resulte muy compleja o
lenta.Inventario de reserva estatal: Son
los inventarios que se tienen para contingencias o
catástrofes naturales. Deben rotarse para evitar
envejecimientos excesivos según su propia
naturaleza.Inventarios intocables: Son reservas
de las Fuerzas Armadas para su uso sólo en casos
militares y deben rotarse adecuadamente.
4. De acuerdo a su posición en el
proceso logístico.
Inventario en existencia: Son los
productos que se encuentran en un almacén.Inventario en tránsito: Son
los productos que se encuentran moviéndose sobre un
equipo de transporte entre dos nodos (almacenes) de la red
logística.
5. De acuerdo a su
funcionalidad.
Inventario normal: El inventario
normal asegura la demanda de un producto, por ello cuando
ésta excede lo previsto es preciso recurrir al
inventario de seguridad.Inventario de seguridad: Es aquel
que permite cubrir las fluctuaciones aleatorias de la demanda
y las de las condiciones de suministro (plazo de suministro y
calidad del producto).Inventario disponible: El total de
las existencias que se hallan físicamente en el
almacén, se denomina inventario disponible. Es la suma
del inventario normal y del inventario de
seguridad.
Modelos
Económicos Matemáticos asociados a la
Gestión de Inventario con Demanda
Independiente
Existen diferentes modelos cuantitativos de inventarios,
desarrollados por los estudiosos del tema durante varias
décadas, que permiten gestionar eficientemente los
inventarios en las organizaciones, a partir de establecer
políticas óptimas o económicamente
ventajosas para el manejo de los mismos. Para decidir el modelo
de inventario a emplear, se debe distinguir el nivel de
dependencia de la demanda.
La demanda es independiente cuando
está influida directamente por las condiciones del
mercado, y por tanto, es independiente a la demanda de cualquier
otro artículo. Dependiente es la demanda
que está relacionada directamente con la de otro
artículo; se trata, en lo fundamental, de partes o piezas
de ensamble, así como de productos en proceso.
Atendiendo a la dependencia de la demanda, los modelos
se agrupan en dos categorías:
Modelos de Reaprovisionamiento no
Programado: Se utilizan para el manejo de los
inventarios con demanda independiente.Modelos de Reaprovisionamiento
Programado, para los inventarios con demanda
dependiente. Los artículos se gestionan mediante
filosofías de requerimientos. Este tipo de
artículos están fuera del alcance del objeto de
estudio del presente trabajo.
Lo anterior demuestra, lo necesario que resulta para la
empresa actual gestionar eficiente y eficazmente todos sus
recursos. Por tanto, el contar con un procedimiento
científicamente fundamentado, con enfoque
sistémico, donde se integren todos los elementos que
inciden en el mismo, y que le permita diseñar
políticas de gestión de inventarios
económicamente ventajosas para la organización, es
vital para la obtención de los niveles de eficiencia con
que deben operar las empresas en la actualidad.
Procedimiento propuesto para la
Gestión de Inventario.
Muchas veces, la política de la empresa, exige la
compra masiva de materias primas o productos acabados, como uno
de los sistemas para mantener los costos o para aprovechar una
buena coyuntura del mercado. Ello, trae consigo, la necesidad de
contar, con unos medios racionales de almacenamiento y
manutención de los mismos, de forma tal, que no exceda las
ventajas que ha supuesto la compra de estos.
El procedimiento que será utilizado es en
aproximación al propuesto por la Dra. Ortiz Torres (2004)
que permite gestionar eficiente y eficazmente los inventarios con
demanda independiente, en empresas comerciales y de servicios. El
mismo consta de tres etapas:
1. Caracterización de la
situación actual de la gestión de
aprovisionamiento en la organización objeto de
estudio.2. Diseño de políticas de
inventario mediante modelos
económico-matemáticos.3. Control y actualización
periódica de los resultados.
Caracterización de la situación
actual de la gestión de inventario en la
organización objeto de estudio
Un aspecto muy importante a considerar en esta etapa, es
la caracterización de la función de
aprovisionamiento de la organización, para poder
diagnosticar la situación de la gestión de
inventario en ella, relacionándola con los demás
elementos que integran dicha función.
Selección y evaluación de
proveedores.
Una de las decisiones importantes del proceso de
aprovisionamiento, es precisamente, definir con qué
proveedores debe la organización negociar sus compras.
Esta selección será un proceso por pasos, en el que
se profundice cada vez más en las características
del proveedor objeto de estudio, de forma tal que el listado se
vaya reduciendo hasta determinar los proveedores finales, que
serán, por supuesto, aquellos que reúnan las
mejores condiciones para la empresa, con los que se
negociará las compras y firmará los
contratos.
El estudio de diversos métodos de
evaluación, así como las características de
las organizaciones estudiadas, le permitió a la Dra. Ortiz
Torres proponer el método que se describe a
continuación. El método propuesto concibe utilizar
el enfoque cuantitativo y/o cualitativo en la evaluación
de cada factor. La novedad del método radica en que ante
cualquiera de estas situaciones, el parámetro podrá
ser evaluado de forma cualitativa.
Parámetros a evaluar:
Calidad (C)
Cumplimiento del tiempo de entrega (CTE)
Flexibilidad (F)
Faltantes en la entrega (FE)
Precios (P)
Estabilidad del suministro, con relación a la
disponibilidad del producto (ES)
Se evaluará cada parámetro de forma
cualitativa, asignándole un valor numérico en un
intervalo de 1 a 3 puntos donde:
3 sería la puntuación más
elevada y expresará el cumplimiento total del
parámetro.2 para un cumplimiento parcial, pero que la
organización lo considera aceptable.1 para incumplimiento del parámetro, y por
tanto, se considera inaceptable.
La evaluación del proveedor se obtendrá
mediante una formulación matemática, a partir de
definir ponderaciones para cada uno de los parámetros, la
cual tiene la siguiente expresión:
Los coeficientes que permiten ponderar cada criterio,
deben ser determinados en cada organización mediante
criterio de expertos. La autora recomienda, que siempre que sea
viable evaluar el indicador desde el punto de vista cuantitativo,
se utilice esta evaluación.
Calidad (C): Expresa el grado de cumplimiento de
las características cualitativas de los artículos
que suministra el proveedor. Desde el punto de vista
cuantitativo, la evaluación se realizará a
través del siguiente indicador:
Desde el punto de vista cualitativo, la
evaluación se realizará comparando la calidad de
las mercancías vendidas por el proveedor, con la calidad
de otros productos similares que se ofertan en el mercado, de
acuerdo a su cartera de proveedores.
Si la calidad ofrecida es superior a la de productos
similares en el mercado, la puntuación que recibe el
parámetro será de 3.Si la calidad ofrecida es igual a la de productos
similares en el mercado, la puntuación que recibe el
parámetro será de 2.Si la calidad ofrecida es inferior a la de productos
similares en el mercado, la puntuación que recibe el
parámetro será de 1.
En el caso específico del parámetro
calidad, la autora considera que se deberá evaluar desde
los dos puntos de vista explicados anteriormente y la
puntuación final del parámetro será el
promedio entre las dos puntuaciones recibidas.
Cumplimiento del Tiempo de Entrega (CTE):
Evalúa el grado de cumplimiento de lo pactado, es decir,
se valorará del total de solicitudes recibidas,
cuántas han cumplido con los plazos de entregas acordados.
Desde el punto de vista cuantitativo será a través
del siguiente indicador:
Desde el punto de vista cualitativo, la
evaluación se realizará a través de la
relación:
Tiempo de entrega real = Tiempo de entrega acordado,
la puntuación que recibe el parámetro
será 3.Tiempo de entrega real = Tiempo de entrega acordado
+ 1 ó 2 intervalos de tiempo, la puntuación que
recibe el parámetro será de 2.Tiempo de entrega real = tiempo de entrega acordado
+ 3 ó más intervalos de tiempo, la
puntuación que recibe el parámetro será
de 1.
Flexibilidad (F): Mide el grado de respuesta del
proveedor frente a nuevos requerimientos de la
organización, que no estén contemplados en los
contratos efectuados.
Si no se producen variaciones con respecto a los
contratos, o si la respuesta del suministrador ante una
variación es satisfactoria, la puntuación que
recibe el parámetro será de 3.Si la respuesta es medianamente satisfactoria, la
puntuación que recibe el parámetro será
de 2.Si la respuesta es poco satisfactoria o no se
aceptan cambios, la puntuación que recibe el
parámetro será de 1.
Faltantes en la entrega (FE): Evalúa el
grado de cumplimiento de las cantidades solicitadas en cada
pedido cuantitativamente, a través del siguiente
indicador:
Estabilidad del Suministro con relación a la
disponibilidad del producto (ES): Evalúa el grado de
estabilidad que presenta el suministrador, con respecto a la
disponibilidad de los productos en el momento que se le
soliciten.
Si el suministrador mantiene una oferta estable, la
evaluación que recibe el parámetro será
de 3.Si el suministrador mantiene una oferta poco
estable, pero con cierta frecuencia, el parámetro
será evaluado de 2.Si el suministrador presenta una oferta muy
inestable o eventual, la evaluación que recibe el
parámetro será de 1.
En dependencia de las características de cada
organización, pueden ser suprimidos o incorporados nuevos
parámetros.
Diseño de políticas de
inventario de productos con demanda independiente, mediante el
uso de modelos cuantitativos.
En esta etapa es donde se diseñan
específicamente las políticas de inventario que
debe seguir la organización para realizar eficientemente
la gestión de los mismos.
Clasificación de los
productos.
El objetivo de clasificar los productos que integran el
inventario, está dado por la necesidad de diferenciar los
artículos que lo conforman, para que, en dependencia del
grado de importancia que cada uno represente en el
desempeño eficiente y eficaz de la organización
objeto de estudio, establecer estrategias diferenciadas para su
gestión.
El método ABC conocido también como regla
20-80, es una de las técnicas universalmente más
aplicadas para seleccionar aquellos elementos más
importantes dentro de un colectivo determinado. Permite a la
organización diferenciar los artículos según
su nivel de importancia, a fin de poder establecer estrategias
diferenciadas que posibiliten una gestión
eficiente.
En esencia, con esta técnica, los inventarios
pueden ser clasificados por orden de importancia en tres
categorías fundamentales (A, B, C). El procedimiento
general consiste en ordenar todos los inventarios por el valor
total del factor seleccionado para el análisis. Para cada
inventario se determina el valor acumulado (su valor más
el acumulado del inmediato anterior).
Proyección de la demanda.
El objetivo de este proceso es determinar para cada
artículo del inventario, las cantidades requeridas por la
organización para el cumplimiento de su misión. Es
importante realizar los planes de compras sin incurrir en excesos
de inventarios, pues estos excesos repercuten luego en la
elevación de los costos de conservación.
La proyección de las demandas se caracteriza por
la necesidad de elaborar gran cantidad de pronósticos, de
gran cantidad de artículos, generalmente para
períodos cortos. Antes de proyectar la demanda, la
organización debe analizar los siguientes factores que
condicionan la proyección:
Análisis de los clientes
Clasificación de la demanda
Previsión de las necesidades
Para artículos con demanda independiente y
aleatoria, en la mayor parte de la bibliografía consultada
se utiliza los modelos de pronósticos basados en series de
tiempo y, dentro de estos, el Alisamiento Exponencial.
Sin embargo, cuando estas condiciones no están
presentes en la organización, la Dra. Ortiz Torres propone
utilizar métodos cualitativos de pronóstico,
basados en la elaboración de escenarios alternativos. De
esta forma, la organización dispone de diferentes
alternativas en el proceso de toma de decisiones.
Costos de aprovisionamiento.
El principal reto que enfrenta la empresa cuando
gestiona sus inventarios, es el de mantener en equilibrio la
relación entre el servicio prestado al cliente y los
costos asociados al sistema. De ahí la necesidad de una
buena estimación de los mismos.
La clasificación habitual de costos que se usa en
los sistemas de gestión de inventarios es:
Costo de adquisición de los
productos.Costos de lanzamiento del pedido.
Costo asociado a la conservación de los
productos en el almacén.Costos de rupturas de stocks.
Control y actualización
periódica de los resultados.
Cualquier sistema necesita una retroalimentación
efectiva para su buen funcionamiento. Esta última etapa
permite esto; de ahí su elevada importancia. Se deben
diseñar sistemas de control, adecuados según las
particularidades de cada organización, que permitan
detectar con rapidez situaciones no deseadas, teniendo en cuenta
los cambios que se produzcan en el entorno, a fin de realizar las
adecuaciones necesarias para que el sistema funcione.
Por otra parte, el sistema de control que se establezca
debe permitir:
conocer la situación que presentan los
proveedores con los cuales la organización mantiene
relaciones contractuales.detectar con rapidez los nuevos productos del
mercado y posibles proveedores.conocer a los clientes.
una comunicación efectiva del personal de
compras con el área de mercadotecnia, para evitar que
se compren productos que no cumplan con los estándares
de calidad requeridos o no sean de la preferencia de los
clientes.un monitoreo continuo de las existencias cuando se
establezcan sistemas de revisión periódica de
los inventarios, para evitar la obsolescencia de productos
almacenados.la actualización de los resultados obtenidos
ante variaciones en los datos de partida.
Descripción del objeto de
estudio.
La CONSTRUCTORA X, empresa objeto de estudio, se encarga
de la realización de obras turísticas autorizadas,
bajo la modalidad de llave en mano siendo el Cliente o Propiedad
la empresa Inmobiliaria que dispone de los recursos financieros
para la ejecución de estas obras priorizadas.
Los competidores del mismo sector
se encuentran la Unión de Constructores y demás
Contingentes de la Construcción, los cuales tienen el
mismo objeto social, construir edificaciones.
Los competidores potenciales para la
EMPRESA CONSTRUCTORA X lo constituyen dos empresas que se dedican
a la reparación y mantenimiento de instalaciones
hoteleras.
Clientes: Inmobiliaria.
Proveedores: La principal empresa
proveedora nuestra de recursos materiales y equipos es una
empresa comercializadora, y como proveedores de recursos humanos
son dos empresas constructoras, las cuales se encargan de
garantizar la cantidad de trabajadores necesarios para cumplir
con el cronograma de ejecución de la obra.
La misión de la EMPRESA CONSTRUCTORA X es:
Edificar las obras de infraestructura hotelera en el polo
turístico para el desarrollo de la industria
turística como locomotora de la economía del
país. Contando para ello con la profesionalidad, la
responsabilidad y la creatividad de los equipos de trabajo
eficientes, y cumpliendo, con especial cuidado, con nuestra
responsabilidad en la preservación del
medioambiente.
El proceso principal de la EMPRESA CONSTRUCTORA X es la
ejecución de instalaciones hoteleras, en cuya
entrada se contemplan los materiales, materias primas, y
demás recursos, los cuales son trasformados con el apoyo
de procesos auxiliares y la fuerza de trabajo, hasta obtener como
resultado final una instalación hotelera con las
características y calidad que exige el cliente, es decir,
el futuro explotador del hotel. Además, como resultado del
mismo, se obtiene la experiencia y know how para todos
aquellos que intervienen en la ejecución de este gran
proceso.
La EMPRESA CONSTRUCTORA X está compuesta
principalmente por doce departamentos, Departamento
Dirección de Obra, Departamento ESTUDIOS, Departamento de
Cubiertas y Acabados Exteriores, Departamento de Estructura y
Áreas Exteriores, Departamento de
Logística/Compras, Departamento de Acabados y Mobiliario,
Departamento Formación, Departamento Calidad, Departamento
AGF, Departamento Instalaciones Generales, Departamento Recursos
Humanos y Departamento JURIDICO y GESTION DE
CONTRATOS.
El estudio realizado sirve de referencia para demostrar
que una gestión eficiente de los aprovisionamientos,
garantiza una mejora en los resultados económicos de las
empresas.
Aplicación del procedimiento
propuesto en la Empresa Constructora X.
Se hace necesario aclarar que el procedimiento de Ortiz
Torres (2004) propuesto para realizar esta investigación
con el fin de diseñar una nueva política de
inventario tomando como base un modelo económico
matemático, se pudo utilizar parcialmente ya que la
información necesaria no fue facilitada por
cuestión de seguridad de la empresa, alcanzando solamente
la meta de clasificar los productos sirviendo para tomar
decisiones, pronosticar la demanda así como calcular los
costos de aprovisionamiento.
Caracterización de la
situación actual de la gestión de aprovisionamiento
en la organización objeto de estudio.
La Empresa Constructora X posee sus inventarios de
seguridad y una prioridad para la prestación del servicio
al cliente externo. Para ello, la estrategia de compras
está regida primeramente por el cronograma de
ejecución de la obra y además por los niveles de
stocks de los productos a utilizar y su demanda, valorando en
todo momento su calidad y precio.
El suministro se realiza cuando se estudian las
propuestas de los proveedores respecto a precios, cantidades,
tiempos de entrega, créditos de pago, calidad de la
mercancía y garantías, para proceder a la compra de
los mismos según las necesidades de la organización
previo estudio de las existencias en almacenes y de los
inventarios de seguridad.
Para realizar la gestión de aprovisionamiento
(compra y almacenamiento) la empresa requiere de recursos
financieros, los cuales son pactados en el precio cerrado del
contrato y financiado por la Inmobiliaria. Las compras de la
entidad son decididas por el Comité de Compras.
El proceso de aprovisionamiento de la empresa parte del
estudio y conocimientos de las entidades suministradoras que
operan en frontera o fuera de estas, ya sea porque ellas proponen
las ofertas o por conocimientos de la existencia de las mismas en
entidades comerciales por parte de los especialistas. La
acción de comprar es una de las primordiales para este
tipo de empresas. Por ello, debe realizarse con una plena
convicción de qué, a quién, cuánto,
cuándo y de que manera hacerlo.
El sistema de control de inventario que se lleva a cabo
en esta organización es una herramienta
informática, utilizada para el seguimiento y
control de los productos dada su orden de compra, desde que el
producto llega al almacén hasta la solicitud de despacho a
la Obra, dando incluso su ubicación específica en
cada almacén. Se realiza además el control del
inventario al 100 % de los productos por la Empresa.
Para la selección de proveedores la Empresa
Comercializadora le oferta al departamento de compra y a los
especialistas por actividad, los contratos, para a través
del colegio de compra evaluar la factibilidad económica.
Es posible por ellos que para cada producto seleccionado se
contacta con al menos 3 proveedores buscando precios, calidad y
competitividad, evitando además la dependencia extrema con
un único proveedor. Aunque el proceso de intercambio y
relación es a través del jefe de compras los
suministradores son seleccionados en un marco de dirección
colectiva y colegiada. Las relaciones con los proveedores son
sobre bases contractuales, lo cual permite establecer calidad del
producto, plazos de entrega y términos de
pagos.
La Empresa Constructora X cuenta con una infraestructura
de transporte que no le permita hacer frente al proceso de
aprovisionamiento, por lo cual le contrata este servicio a
terceros.
La instalación cuenta con un departamento de
compras que se encarga de implementar un mecanismo para regular
las compras de importación y locales. Los proveedores son
seleccionados por los especialistas por actividad y el
departamento de compra.
Procedimiento para las Compras.
El procedimiento para realizar las compras en la Empresa
Constructora X, llevado a cabo por el Departamento de Compras,
consta de diferentes etapas.
1. Emisión de Solicitud de
Licitación o Solicitud de Compras.2. Elaboración de Dictámenes
Técnicos.
Garantía del suministro.
Ficha de seguridad e higiene.
3. Elaboración de Órdenes de
Compras.4. Preparación y Desarrollo de los
Comités de Contratación.
Diagnóstico de la situación
actual de la gestión de inventarios.
Dentro de este gran almacén, se toma como objeto
de estudio para la realización del diagnóstico, el
área correspondiente a Cerámica, pues es una de las
áreas que presenta mayor niveles de
inventarios.
Estos niveles de inventario se pueden clasificar
según los criterios de Gemeil, M. T., J. R. Daduna, et al.
(Febrero, 2007), en:
De acuerdo a su naturaleza, de materias primas y
materiales.De acuerdo a la velocidad de rotación,
Inventario corriente y en algún por ciento Inventario
de lento movimiento.De acuerdo a su posición en el proceso
logístico, Inventario en existencia.De acuerdo a su funcionalidad, Inventario
disponible.
Para conocer la situación actual existente en el
área se usaron métodos como: la observación
directa, entrevistas y tormenta de ideas.
A continuación se refleja el comportamiento del
nivel de inventario en los últimos 4
años:
2006 4 490.7 MUSD
2007 10 390.5 "
2008 9 736.3 "
2009 18 414.4 "
Hoy tenemos 4.5 veces más stock que en el 2005 y
dos veces más que hace 6 meses y sin crecer en naves o
locales, se han habilitado espacios entre contenedores, pero es
insuficiente tanto en capacidad como en condiciones, dado el
incremento de las Obras en ejecución.
Que provoca esta situación:
1 Exceso de mercancías en las naves que
dificulta las ubicaciones de las mismas en el almacén,
ocasionando atrasos en los despachos así como
problemas en los inventarios.2 Necesidad de almacenar mercancías en
el patio con el riesgo de deterioro y pérdida de los
mismos.3 Reubicación constante de
mercancías que pierde su ubicación original con
el posterior descontrol que esto origina en el
software.4 Faltantes y sobrantes de inventarios por no
aparecer la mercancía al ser muy difícil su
localización.5 Productos ociosos en existencia aumentando
los niveles de inventario, los cuales son sobrantes de obras
ya terminadas.6 Almacenaje de productos devueltos de las
obras debido a rotura o mala calidad de los
mismos.7 No se toman en cuenta por el Comité de
Compra, ni los costos de ordenar el pedido ni los de
almacenamiento, a la hora de planificar las
compras.
Sin embargo, a pesar de que algunos de los
señalamientos negativos tienen una repercusión
importante para la empresa, también existen aspectos
positivos relacionados con el aprovisionamiento y la
gestión de inventarios como son:
1. Se mantienen muy buenas relaciones con
proveedores y clientes.2. En el Comité de Compras existe
cohesión y todos sus integrantes ya acumulan
períodos de experiencia.
Selección y evaluación de
proveedores.
En el caso de los proveedores, es necesario destacar que
en su gran mayoría mantienen normalmente un suministro
estable a la empresa aunque en ocasiones han existido problemas
en situaciones excepcionales (huracanes, penetraciones del mar,
etc.). Se considerará proveedor a toda aquella entidad que
beneficie a la EMPRESA CONSTRUCTORA X mediante la venta de
productos y/o servicios.
Para evaluar a los mismos, se desarrollará el
procedimiento anteriormente y como centro de ello se
trabajó con el grupo de expertos, compuesto
por:
Jefe de Departamento de Compras.
Adjunto Departamento de Compras.
Jefe de Almacén.
Especialistas de la Actividad de
Acabados.Dependiente de Almacén.
La siguiente tabla muestra los resultados por proveedor
y por parámetro.
Tabla 3.1. Evaluación de Proveedores Almacén
Cerámicas.
Fuente: Elaboración propia a partir de los
resultados de la aplicación del método de
evaluación de proveedores.
Según el procedimiento utilizado, la
mayoría de los proveedores resultaron recomendables, con
mención especial para Pamesa, Multidoor y MAPEI, que
fueron los de mayor puntuación, demostrando su alto nivel
de competitividad en el mercado por la calidad de los productos
que ofertan, el cumplimiento con el tiempo de entrega, no se
encuentran faltantes en las entregas, así como la
estabilidad en el precio y en los suministros. BD Caribe
alcanzó el mínimo en la puntuación, ya que
en ocasiones no se compromete ante peticiones coyunturales de la
empresa sin poder cumplir en tiempo, presentando problemas con la
calidad, precio y la estabilidad del suministro. Wendon y MIDEA
deben seguir bien de cerca el desempeño pues presentan
puntuaciones muy cercanas al mínimo y pudieran decaer en
el mercado.
Diseño de políticas de
inventarios mediante el uso de modelos económico –
matemáticos.
Clasificación de
productos.
La recopilación de la información
necesaria para poder desarrollar el proceso investigativo
propuesto se hizo a partir del software, el cual utiliza el
Método ABC para cumplir con una de sus funciones,
clasificar los niveles de inventarios existentes con el fin de
conocer cuáles de ellos inciden en mayor por ciento en el
inventario.
El funcionamiento del software es sencillo, una vez que
se entran los datos al sistema este se encarga de clasificarlos
en A, B, C o D, y para ello tiene en cuenta la cantidad de
productos existentes y su importe, realiza una sumatoria y
calcula el 80% del valor para los productos A que a su vez se
corresponden con el 20% de la cantidad de productos en
almacén, el 15% del valor siguiente se corresponde con los
productos B y el 5% restante a los C. En esta
clasificación se incluyen los productos D a todos aquellos
que su valor en inventario es cero, es decir, se corresponden con
los productos de muestra.
La tabla siguiente muestra la clasificación de ls
productos:
Tabla 2. Clasificación de productos
Almacén Cerámicas.
Clase | Nº Prods. | % Prods. | Acumulado % Prods. | % valor anual | Acumulado % valor anual |
A | 50 | 18.94 | 18.94 | 77.67 | 77.67 |
B | 71 | 26.89 | 45.83 | 17.02 | 94.69 |
C | 143 | 54.17 | 100.00 | 5.31 | 100.00 |
Total general | 264 | 100 |
| 100 |
|
Fuente: Elaboración propia según los
resultados de la aplicación del método
ABC.
Resultados
obtenidos de la aplicación del Método
ABC
Grupo A: Conformado por 50 productos, representando
el 18.94% del total y el 77.67% del valor del
inventario.Grupo B: Conformado por 71 productos, representando
el 26.89% del total y el 17.02% del valor del
inventario.Grupo C: Conformado por 143 productos, representando
el 54.17% del total y el 5.31% del valor del
inventario.
A partir de esta clasificación la
dirección de la empresa puede ubicar los productos en el
almacén con vistas a obtener una mejor distribución
del inventario.
Proyección de la demanda.
Debido a la importancia de realizar los planes de
compras sin incurrir en excesos de inventarios, se procede a
realizar este paso, pues estos excesos repercuten luego en la
elevación de los costos de conservación.
Por no contarse con la información suficiente
para poder aplicar los modelos de pronósticos basados en
series de tiempo, específicamente el Alisamiento
Exponencial, como se explica en el procedimiento expuesto por la
Dra. Ortiz Torres, se decidió proyectar la demanda de
acuerdo con el criterio de especialistas de la empresa,
utilizando métodos cualitativos de pronóstico,
basados en la elaboración de escenarios
alternativos.
Los especialistas propusieron desarrollar dos
escenarios: Más Probable y Optimista. Para la
elaboración de los escenarios alternativos, se tomó
como base la demanda real para los productos tipo A. En el
escenario más probable, los niveles de inventarios reales
del año 2008 permanecerían muy parecidos para igual
período del 2009. El optimista correspondería a un
incremento de un 5% sobre los niveles de inventarios de cada mes
propuestas en el escenario Más Probable, teniendo en
cuenta el criterio de los expertos, o sea, que también
estarían comprendidos en ese por ciento el aumento en el
número de locales de un proyecto ejecutivo a
otro.
Se hace necesario aclarar que esta empresa debido a las
características que presenta por operar bajo la forma de
Proyecto, los inventarios se planifican cuando se elabora el
presupuesto objetivo en la fase conceptual del proyecto a
ejecutar. Para los mismos se prevé, por experiencia de los
especialistas en cada actividad en proyectos anteriores,
alrededor de 5% por encima del inventario requerido, para
cualquier contingencia que pueda surgir durante el transcurso de
la obra.
Costos de aprovisionamiento.
El departamento de Compras está conformado por 12
compañeros, incluyendo a un expatriado como Asesor del
Departamento. Estos se encargan de procesar toda la
información que reciben del resto de las áreas con
vistas a lograr que no exista atraso en los proyectos de
ejecución por cuestiones de aprovisionamiento.
De los costos de aprovisionamiento, solamente se pudo
tener en cuenta para este análisis los relacionados con el
personal, ya que por razones de seguridad de la empresa no se
facilitaron los datos para realizar el
análisis.
Gastos de salario = 3 932.73
$/año
Gastos de alimentación = 6 692.40
$/año
Gastos de transportación = 1 372.80
$/año
Gasto Total = 11 997.93
$/año
Con la elaboración de este capítulo se
puede concluir que el procedimiento propuesto por la Dra. Ortiz
Torres (2004) empleado para el desarrollo de esta
investigación, a pesar de que se utilizó
parcialmente, sirvió como base para identificar los
principales proveedores de la Empresa, clasificar los productos
existentes en inventario con vista a tomar futuras decisiones,
así como determinar los principales costos
correspondientes al aprovisionamiento.
Conclusiones
1. El estudio realizado sirve de referencia
para demostrar que una gestión eficiente de los
aprovisionamientos, garantiza una mejora en los resultados
económicos de las empresas.2. La base para la investigación es el
procedimiento propuesto por la Dra. Ortiz Torres (2004) para
la gestión de inventarios con demanda independiente en
empresas comerciales y de servicios.3. El procedimiento utilizado por el
Departamento de Compras de la Empresa CONSTRUCTORA X para
garantizar el funcionamiento en tiempo de la Gestión
de Aprovisionamiento en las Obras de la misma está
acorde a cubrir las principales necesidades del cliente "La
obra", aunque presenta algunas deficiencias.4. Se realizó una evaluación de
proveedores siguiendo el procedimiento planteado en el
Capítulo III, la cual permitió a la entidad
conocer cuales de ellos son más confiables y
eficientes, destacándose Pamesa, Multidoor y MAPEI por
obtener la más alta puntuación con respecto al
resto.5. Se utilizó el Método ABC
Multicriterio, para clasificar los productos según su
importancia y los resultados se muestran a
continuación:
Grupo A: Conformado por 50
productos, representando el 18.94% del total y el 77.67% del
valor del inventario.Grupo B: Conformado por 71
productos, representando el 26.89% del total y el 17.02% del
valor del inventario.Grupo C: Conformado por 143
productos, representando el 54.17% del total y el 5.31% del
valor del inventario.
6. Además se hizo un análisis de
los principales costos que influyen en la gestión de
inventario y una proyección de la demanda basada en
escenarios alternativos, lo que constituyó la
información de partida para el diseño de un
modelo de gestión de stocks.
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INTEGRANDO LAS DECISIONES ESTRATÉGICAS PARA LA
COMPETITIVIDAD." Disponible en:
20. Torres, M. O. (2004).
"Procedimiento para la gestión de inventario con
demanda independiente en empresas comerciales y de
servicios." La Habana, Cuba., Universidad de la Habana. Tesis
en opción al grado científico de doctor en
ciencias.
Datos de los Autores:
Ing. Aliana González
Rodríguez
Graduada de Ingeniería Industrial, Matanzas
– Cuba, 2005.
Esp. Gestión de los Recursos Humanos
E-mail: agonzalez@gecvbybat.co.cu
Otras Publicaciones
"La Gestión por Competencias, una vía para
mejorar la evaluación del desempeño", en el sitio
web GESTIOPOLIS.COM, Categoría Recursos Humanos
"Propuesta de Matrices de competencias laborales en el
área de gastronomía de un hotel todo incluido", en
el III Simposio Internacional "Turismo y Desarrollo" TURDES 2005,
Matanzas.
"La utilización de métodos cuantitativos
en la determinación de matrices de competencia laboral",
en el VII Taller Internacional de Matemática y
Computación, Matanzas 2006.
Ing. Yolidaine Cisnero
Gutiérrez
Graduada de Ingeniería Industrial, Matanzas
– Cuba, 2005.
Esp. Calidad y Promoción de los servicios
Turísticos
E-mail: calidad2.var@rep.gaviotatour.co.cu
Otras Publicaciones
Texto "Metodología de la Investigación",
Segunda Edición, Matanzas 2005
Autor:
Ing. Aliana González
Rodríguez
Ing. Yolidaine Cisnero
Gutiérrez
Enviado por:
Arnaldo Rojas
Fecha de Realización del Trabajo:
Mayo/2010
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